Sharepoint n’est pas ni une GED, ni un archivage
#SharePoint est une infrastructure qui s’est beaucoup répandue dans la plupart des systèmes d’information des entreprises françaises en l’espace de 20 ans. S’il a été une évolution notable par rapport aux files system, peu sécurisés les fameux : K : etc. il n’en demeure pas moins que c’est une infrastructure peu sécurisée, difficile à maintenir et au coût total de possession élevé.
Je parle essentiellement de SharePoint onprem, car le SharePoint on line de Office 365 offre une autre logique.
Une vérité crue est le manque de compétences sur les concepts de gestion documentaire dans la plupart des DSI françaises. On ne sait pas, on ne cherche pas à savoir et on confond beaucoup de concepts et évidemment d’acronymes.
Pour résumer le besoin réel il y a une approche simple : 100 % des entreprises ont besoin d’archiver les documents prouvant leur activité et un grand nombre des sociétés ont besoin de sécuriser des documents de travail en mode Collaboratif. Ce partage de documents vivants est le domaine de la, #GED et du partage de fichiers, les fameux drive.
L’archivage des documents de gestion est aussi bien justifié par la protection de l’intégrité des documents que par la conformité de ceux-ci.
Or opérer un archivage sur de longues années n’est pas quelque chose de trivial et dépasse très souvent la durée de vie des équipes informatiques en place. Du coup, il est tout à fait pertinent d’avoir recours à des industriels de l’archivage: Des opérateurs d’archivage. Ils mutualisent un métier, celui de conserver les documents pour le compte des autres entreprises.
Parmi les opérateurs de tiers archivage, il y a ceux qui ont certifié leur service par Groupe AFNOR avec la #NF461. Dans un proche futur, il y aura ceux qui opérerons un service qualifié d’archivage respectant #eIDAS2.
Quand on voit la montée en charge des attaques et de la menace cyber, il faut absolument muscler son jeu et protéger ses contenus importants. Le recours à l’archivage à valeur probante, opéré par un tiers professionnel et le meilleur choix possible pour la plupart des sociétés.
La mutualisation, des plates-formes des équipes de cyber sécurité et de production informatique permet d’obtenir une qualité de service et un prix de revient ultra compétitif.
Pour revenir à SharePoint, il n’est pas rare que cette infrastructure coûte entre 300 k et 1 million d’euros par an, alors même qu’un service d’archivage est beaucoup moins cher et fait bien mieux le travail entre 10k et 150k.
Quant aux GED, elles sont de plus en plus faciles à déployer et leur budget est de plus en plus faible. Nous pouvons citer notamment des éditeurs français qui font très bien les choses depuis plusieurs années : C6 édite la solution Any, Uxopian Software édite flowerdocs,… et là encore des solutions Saas existent.
Stratow.com
