Pourquoi fabriquons-nous des documents en entreprise? Pourquoi les imprimons-nous?
Le document dans les entreprises servent à ancrer une réalité, un état à un moment donné et à le transmettre aux autres, internes ou externes.
Ainsi, la création d’un document sert souvent à échanger, ou tout du moins à communiquer aux autres des informations. Nos SI produisent quotidiennement des données et des informations. Certaines se retrouvent retranscrites dans des rapports, des factures, des bulletins de paie… et sont envoyées à des lecteurs. Comment ?
Historiquement, avant l’informatique et les moyens digitaux multiples, le papier était le mode quasi universel pour « encrer » la réalité et la poste, le convoyeur naturel, pour amener l’information du producteur au lecteur. C’est encore le cas pour des montagnes d’informations. Cependant, avons -nous autant besoin que cela de créer des documents ? Leur matérialisation et leur diffusion physique sont-elles des fatalités ou des habitudes ? Quelles réflexions peut-on pousser sur le document à l’heure digitale ?
Aujourd’hui, plus qu’hier et moins que demain tout est devenu flux d’information. Tout concourt à créer et à diffuser plus d’informations, plus vite à plus de lecteurs/consommateurs. Mais on peut se demander si le format documentaire délimité a encore un sens. Quand les disques vinyles 45 et 33 tours étaient les seuls supports pour stocker et diffuser de la musique, les pièces musicales sont devenues single et album avec leurs durées pour contraintes. Clara Luciani « ressort » continuellement son premier album de 10 titres à l’origine, puis 14 et qui en compte désormais 20, elle le peut puisque désormais il est consommé en ligne en streaming en flux sans contrainte de support.
La redoute imprimait son catalogue papier qui contenait des montagnes d’informations et d’articles pour la saison d’été ou d’hiver, les mises à jour étaient impossibles mais le choix présenté important. Désormais, sur les sites de e-commerce les marques testent des modèles en quantité limitées et en prix fluctuants et affinent ainsi leurs prévisions, réassorts et revenus.
La création d’un document vise à l’origine à créer un instantané, une réalité figée et communicable sur un support transmissible. Depuis les tablettes en terres cuites comptables sumériennes jusqu’à l’impression d’une facture sur imprimante laser. Le fait d’avoir un support porteur de cette information était une évidence puisqu’il fallait pouvoir transmettre l’information géographiquement et à d’autres personnes. Le papier s’est naturellement imposé avec l’imprimerie (reproduction facile) et grâce à ses nombreuses qualités (poids, coût, durée de vie…). Et pour les contenus sensibles à protéger, le papier est devenu plus technique avec des sécurités, et des preuves (sceau, cachet, tampon, filigranes…)
Jusqu’à la dématérialisation, jusqu’au numérique qui rend tout différent puisqu’on peut désormais dissocier l’information de son support et en changer la forme même en fonction de ses besoins.
Alors, pourquoi continuons-nous à générer des documents ? Pourquoi sont-ils encore très (trop) souvent matérialisés ?
Nous générons encore beaucoup trop de documents par pure habitude, conformisme et par fainéantise de changer.
Pourquoi un dossier de crédit est-il encore autant papier alors que tout est numérique? Pourquoi faut-il écrire en manuscrit la caution ? Pourquoi recevons-nous des factures par la poste alors qu’un email est plus rapide et beaucoup moins cher ?…
Nous n’aimons pas le changement et nous ne l’adoptons ni facilement, ni rapidement, sauf à y être contraint par du réglementaire ou une nécessité absolue.
Si tout est flux pourquoi faire des documents de facture quand on peut échanger des données en flux ? Pourquoi la facture PDF et papiers existent-elles encore face à EDI ou XML ?
Parce que tout prend un certain temps et que le numérique, sa généralisation sont des mouvements asymptotiques, nous tendons vers la dématérialisation complète plus ou moins vite et de façon peu linéaire.
Bref, fabriquer des documents et les matérialiser pour ensuite les envoyer en calèche d’un bout à l’autre du royaume sont des habitudes tenaces mais d’un autre temps.
Nos efforts doivent redoubler pour bénéficier plus de l’affranchissement géographique, de l’immédiateté et de la puissance de diffusion du numérique. Nos efforts doivent redoubler pour créer et entretenir la confiance et la sécurité sur l’information de sa conception à sa diffusion.
Ainsi l’identité numérique, le cryptage et les modes de consommation à la demande doivent se généraliser pour assurer la confiance autour de l’information et du document en particulier. Car le document conserve une qualité rare : sa « vérité » fixée dans le temps. Encore faut-il pouvoir le conserver de manière intègre, pérenne et pouvoir le prouver.
En synthèse, le document matérialisé et confondu avec son support nous rassure et entretient tenacement sa survie. Inexorablement, la société et nos entreprises vont séparer de plus en plus le contenu du support et les contenus de leur présentation rituelle initiale (souvent contrainte par les supports)
