Chief Data Excellence Officer
Le document est de plus en plus remplacé par la data structurée directement lisible et accessible sur des formats de documents XML pour une transmission facilitée.
Cette data est dans le meilleur des cas directement vérifiée et/ou augmentée par des référentiels faisant autorité et permettant une bonne tenue des échanges et de la conformité. Souvent la source initiale est connue et on lui fait confiance. Peut-on/doit-on lui faire confiance
Il est extrêmement rare que la source d’émission souvent un business partner utilise une identité numérique forte et qu’on lui ait demandé de la produire avant de nous envoyer des informations documentaires ou données. Souvent quand on devient fournisseur d’une entreprise on nous demande de remplir des informations par email ou sur un fichier excel, afin de faciliter une saisie. Cette dernière est souvent mécanique et peu critique directement dans l’ERP ou l’outil de procurement. Elle est du coup peu fiable et déjà datée historiquement sans qu’on sache exactement quand elle a eu lieu. La mise à jour de ce set de données est donc problématique et peu aisé. Idem quand on enregistre un nouveau client les ADV prennent le relais de commerciaux et essaient de se procurer des informations fiables sur le nouveau client, ses personnels compta fournisseur et ses pratiques de prédilection.
La solution miracle : le Chief Data Excellence Officer
Le Chief Data Excellence Officer est garant avec son équipe, ses process et ultimement ses outils de la bonne qualité des données à la création des business partners dans le SI de l’entreprise, de leur conformité en nombre et en rafraichissement et des méthodes pour y parvenir. En ce sens, il permet une meilleurs qualité opérationnelle en minimisant la production erronée de documents sortants et de validation complexe des documents entrants.
CDEO doit aussi veiller à respecter sa part du RGPD.
De quoi aurait-il besoin dans un monde parfait ie conforme, ergonomique et productif?
Tout d’abord il lui faudrait être sûr de l’identité des entreprises avec lesquelles il entre en relation
Puis, il faudrait que le processus d’enrôlement soit simple et collaboratif limitant la saisie pour le business partner tout comme les vérifications pour son équipe. Enfin, il bénéficierait d’une historisation des informations données et validées, pour lui permettre de les circulariser régulièrement et aussi permettre un niveau de self-care par les business partners en leur laissant par exemple un accès aux infos présentes et une possibilité de soumettre officiellement des demandes de modification. Ces demandes (tickets) étant évidemment soumis à validation et à historisation.
Pour parvenir à ce niveau il manque actuellement :
- Identité forte par entité juridique
- Tokenisation = autorisation temporaire
- Système centralisé de mises à jour ou tout du moins des bases de données externes fiables complètant (ou remplaçant des saisies des postulants)
- Un système de gestion des documents et data des business partners accessible en extranet
Pourquoi créer un rôle spécifique ?
Souvent dans les entreprises achat, ADV, commerce et comptabilité se renvoient la balle sur qui doit faire l’effort. Tout le monde aimerait de la donnée parfaite quasi magiquement sans y passer le temps nécessaire ou sans déployer une stratégie et des moyens pour s’en rapprocher.
Souvent le Chied Data Officer est plus décrit comme l’homme de la BI celui qui supervise les entrepots de données, les KPIs, les reportings et les dash-boards.
Là, le CDEO est un opérationnel dont la mission se juge à la réduction des couts liés à la non qualité, aux erreurs, aux délais de paiement par les clients, à la tenue des délais de paiement auprès des fournisseurs
Auprès de qui est-il rattaché?
Si il existe une équipe d’excellence opérationnelle et qu’elle possède un mandat précis du comex alors c’est son équipe de prédilection.
